Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is een tijdrovende klus. Bij veel bedrijven is het digitaal verwerken van de inkoopfacturen al standaard. Het biedt een gestroomlijnde en efficiënte manier om de financiële processen te beheren. Maar veel bedrijven maken voor de inkoopfacturenverwerking nog steeds gebruik van afzonderlijke applicaties. Dit kan een bron van frustratie en inefficiëntie zijn.
Efficiënte digitale inkoopfacturenverwerking
Maximaliseer efficiëntie! Wij hebben de Invoicing module ontwikkeld als een naadloze module binnen FinMaster. De module biedt een gestroomlijnde oplossing voor digitaal verwerken van al je inkoopfacturen, met geavanceerde functies. Vereenvoudig je workflow en stel jezelf in staat te schakelen tussen taken. Na controle van de factuur kun je deze direct boeken zonder kostbare tijd te verspillen of te schakelen tussen verschillende applicaties.
Maar wat zijn nu echt de voordelen van je inkoopfacturen verwerken in FinMaster?
Je inkoopfacturen verwerken aan de hand van een geïntegreerde module in de boekhouding biedt diverse voordelen:
- Efficiëntie: Automatiseer het proces van het invoeren van inkoopfacturen in het boekhoudsysteem. Geen handmatige verwerking meer door gebruik van de scan en herkenfunctie.
- Tijdswinst: Geen extra handelingen meer door niet te hoeven switchen tussen de applicaties. En dankzij de verschillende import mogelijkheden hoeven de bestanden niet eerst worden opgeslagen. Dit gebeurd automatisch.
- Nauwkeurigheid: Verminder de kans op fouten door automatisering, wat leidt tot nauwkeurigere financiële gegevens.
- Betere controle: Door gebruik te maken van de accorderingsworkflow voor goedkeuring en autorisatie, heb je meer controle over het goedkeuringsproces en kun je fraude voorkomen.
- Archivering en documentatie: Digitaal opslaan. Hierdoor heb je gemakkelijke toegang tot het document.
- Te gebruiken binnen de gehele administratiegroep: één abonnement en één staffel voor de gehele groep.
Wat de inkoopfacturenverwerking van FinMaster onderscheidt, is de naadloze integratie in de applicatie. Maar hoe werkt het dan?
Nadat je toegang hebt gekregen tot de module, beschik je over je eigen mailadres voor het ontvangen van inkoopfacturen. Of het nu gaat om individuele facturen, bulkuploads zonder scheidingsbladen of facturen met extra bijlagen. Door de herkenfunctie worden de factuurkenmerken grotendeels herkent. Als er details ontbreken, voeg je deze eenvoudig zelf nog toe.
Facturen importeren
Je kunt facturen en bonnen snel en eenvoudig importeren en verwerken door de volgende opties:
- Scan functie; (beschikbaar in de App)
Maak een foto van je papieren bon en/of factuur. Je kunt ook meerdere foto’s maken en uploaden. Deze worden samengevoegd in 1 pdf. - Drag & drop functie; Hiermee kun je facturen rechtstreeks vanaf je computer of e-mail importeren of uploaden naar de invoicing module. Doormiddel van slepen of selecteren.
- Peppol; Door de koppeling met Peppol is het ook mogelijk om je inkoopfacturen rechtstreeks in de module te ontvangen.
Volledige controle met de accorderingsworkflow
Bij het beheren van facturen draait alles om controle. De invoicing module biedt een uitgebreide accorderingsworkflow, waarmee je zelf bepaalt welke route een factuur binnen jouw organisatie moet volgen. Selecteer de afdeling waar de factuur voor goedkeuring naartoe moet en specificeer de vervolgstappen. Of het nu gaat om het automatisch doorsturen van facturen boven een bepaald bedrag of het uitschakelen van een accorderingsgroep voor betalingen. Jij krijgt de controle die je nodig hebt.
Accordeer inkoopfacturen in de App
Eén van de handige extra functies is de inkoopfacturen rechtstreeks in de app te accorderen. Deze functie, beschikbaar wanneer je zowel de invoicing module als de accorderingsworkflow gebruikt, biedt een handige interface voor het goedkeuringsproces. Met een paar klikken kun je facturen accorderen of disputen indienen. De app houdt je op de hoogte van de status van elke transactie.
Geen onnodig inloggen
Efficiëntie betekent geen enkele factuur over het hoofd zien. Daarvoor hebben wij bij Finmaster de ‘meldingsfunctie’. De meldingsfunctie stelt je direct per e-mail op de hoogte wanneer er facturen klaarstaan om te accorderen.
Historische facturen koppelen
Historische facturen kunnen via twee opties worden gekoppeld aan de bestaande inkoopfacturen. Handmatig of laat ons een oplossing op maat bieden voor een automatische koppeling. Deze kunnen wij voor je realiseren.
Conclusie
FinMaster Invoicing gaat verder dan alleen basisfuncties. Met een handige BTW-indicator en standaard factuuromschrijving, word je werk nog meer gestroomlijnd en fouten geminimaliseerd. De invoicing module kan de operationele efficiëntie verbeteren, de nauwkeurigheid vergroten en helpen bij het beheren van financiële gegevens op een effectieve en georganiseerde manier.
Neem zelf de controle over je inkoopfacturenverwerking met FinMaster Invoicing module.
Voor vragen of meer informatie, neem gerust contact met ons op. Wij staan klaar om je te helpen je financiële processen te optimaliseren.